Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie Capta die personenbezogenen Daten der Menschen verarbeitet, die die App für iPhone und Android und die damit verbundenen Dienste (zum Beispiel Freigabelinks) nutzen. Für die Website capta.fyi gilt die Datenschutzerklärung der Website.
Wir haben versucht, sie verständlich zu schreiben. Wenn etwas unklar ist, schreib uns an privacy@capta.fyi.
Kurz gesagt
- Du nimmst ein Gespräch auf: Das Audio wird auf deinem Telefon gespeichert und, wenn du es möchtest, an unsere Server gesendet, um es mit künstlicher Intelligenz zu transkribieren und auszuwerten.
- Dafür setzen wir spezialisierte Anbieter ein (AssemblyAI, Gladia, OpenAI). Wir fragen dich um Erlaubnis, bevor wir ihnen etwas senden, und du kannst sie jederzeit widerrufen.
- Wir verkaufen deine Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht für andere Zwecke als den Dienst.
- Transkripte bleiben 90 Tage verfügbar, außer denen, die du schützt. Du kannst jederzeit alles löschen.
- Einige Anbieter verarbeiten Daten in den USA, mit den von der DSGVO vorgesehenen Garantien.
Verantwortlicher
Verantwortlicher ist Alessandro Colombo, Via E. de Amicis 59, Cornate d'Adda (MB), Italia.
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da dies für unsere Tätigkeit nicht vorgeschrieben ist. Für alle Anliegen kannst du die oben genannten Kontaktdaten nutzen.
Welche Daten wir verarbeiten und warum
| Daten | Warum wir sie verarbeiten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Konto: E-Mail, Passwort (als Hash gespeichert), Google- oder Apple-Kennung, wenn du dich damit anmeldest, Sprache, Nutzungsmodus (Für mich / Für die Arbeit), Einstellungen | Dein Konto erstellen und verwalten, dir die Anmeldung auf mehreren Geräten ermöglichen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Gerätekennungen: ein von der App erzeugter Zufallscode und ein geheimer Geräteschlüssel (wir speichern nur seinen verschlüsselten Fingerabdruck), Token für Benachrichtigungen, Betriebssystem | Die App auch ohne Konto funktionieren lassen, den Zugriff auf deine Daten schützen, dir Benachrichtigungen senden | Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse an Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Audioaufnahmen, einschließlich der von dir importierten (zum Beispiel Anrufaufnahmen deines Telefons) und des Audios im Live-Modus | Gespräche transkribieren und auswerten, dir das erneute Anhören von Passagen ermöglichen | Vertragserfüllung |
| Transkripte und erzeugte Inhalte: Text, Aufteilung nach Sprechern, Namen, die du den Sprechern gibst, Titel, Zusammenfassung, Aufgaben, Termine, Entscheidungen, E-Mails, Protokolle, Zitate, deine Fragen und die Antworten, Vektordarstellungen des Textes für die Suche | Dir Transkript, Zusammenfassung, Suche, Antworten und Dokumente bereitstellen | Vertragserfüllung |
| Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien von Daten, die in Gesprächen vorkommen können (zum Beispiel bei einem Arztbesuch) | Nur um dir den Dienst bereitzustellen, den du für diese Aufnahme angefordert hast | Deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), um die wir dich in der App vor Transkription und Auswertung bitten |
| Käufe: gekauftes Produkt, Datum, Transaktionskennung des Stores, Credit-Bewegungen | Dir die Minuten gutschreiben, Reklamationen und automatische Erstattungen abwickeln | Vertragserfüllung; rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) |
| Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, Datum und Uhrzeit der Anmeldungen | Dein Konto schützen, dich über Anmeldungen von neuen Geräten informieren, Missbrauch verhindern | Berechtigtes Interesse an Sicherheit |
| Missbrauchsschutz-Register für Willkommensminuten: verschlüsselter, nicht umkehrbarer Fingerabdruck der E-Mail, Google-/Apple-Kennung, Gerätecode | Verhindern, dass kostenlose Minuten durch das Anlegen neuer Konten mehrfach bezogen werden | Berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch |
| Nutzungsstatistiken: Nutzungsereignisse der App (zum Beispiel „Aufnahme abgeschlossen“, „Dokument erstellt“), Kennung der Installation und des Nutzers | Verstehen, wie die App genutzt wird, und sie verbessern | Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du in der App erteilen oder verweigern kannst |
| Technische Fehlerdaten unserer Server | Fehlfunktionen erkennen und beheben | Berechtigtes Interesse am reibungslosen Betrieb des Dienstes |
| Kommunikation mit uns: E-Mail und Inhalt von Support-Nachrichten, Meldungen, Datenschutzanfragen | Dir antworten und Anfragen bearbeiten | Vertragserfüllung; rechtliche Verpflichtung (bei Datenschutzanfragen und Meldungen) |
| Einwilligungen: welche Einwilligungen du erteilt oder widerrufen hast und wann | Nachweisen, dass die Einwilligung ordnungsgemäß eingeholt wurde | Rechtliche Verpflichtung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) |
Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Künstliche Intelligenz dient nur dazu, Texte für dich zu erstellen (Zusammenfassungen, Antworten, Dokumente).
Was nur auf deinem Telefon bleibt
- Audio, das noch auf das Hochladen wartet, und eine Kopie deiner Transkripte, damit du sie auch offline lesen kannst.
- Termine, die du dem Kalender hinzufügst: Capta trägt sie nach deiner Bestätigung in den Kalender des Telefons ein, liest deinen Kalender aber nicht und sendet ihn nicht an uns.
- Wenn du die automatische Suche nach Anrufaufnahmen aktivierst (nur auf einigen Android-Telefonen), prüft die App den Aufnahmeordner auf dem Telefon. Keine Datei verlässt das Telefon, bis du dich entscheidest, sie zu transkribieren.
Die Stimmen anderer Menschen
Deine Aufnahmen enthalten oft die Stimmen und Worte anderer Menschen. Du entscheidest, was du aufnimmst: Deshalb verlangen die Nutzungsbedingungen, dass du die Gesprächsteilnehmer informierst und, wo das Gesetz es verlangt, ihre Einwilligung einholst. Capta erinnert dich vor jeder Aufnahme daran.
Wir verarbeiten diese Informationen nur, um dir den Dienst bereitzustellen. Wir können nicht jede aufgenommene Person direkt informieren, weil wir nicht wissen, wer sie ist: Es gilt Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO. Wer glaubt, aufgenommen worden zu sein, und seine Rechte ausüben möchte, kann uns an privacy@capta.fyi schreiben.
Künstliche Intelligenz und Anbieter
Um Gespräche zu transkribieren und auszuwerten, setzen wir spezialisierte Anbieter ein, die als unsere Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) tätig sind, auf Grundlage von Verträgen, die die Nutzung der Daten auf den für uns erbrachten Dienst beschränken.
| Anbieter | Was er für uns tut | Betroffene Daten | Wo |
|---|---|---|---|
| AssemblyAI, Inc. | Transkription des Audios (auch in Echtzeit, Live-Modus) | Audio | USA |
| Gladia SAS | Transkription für einige Sprachen | Audio | Europäische Union (Frankreich) |
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. und OpenAI, L.L.C.) | Titel, Zusammenfassung, Antworten, Dokumente, Live-Vorschläge, Suche; Ersatz-Transkription, wenn der Hauptdienst nicht verfügbar ist | Text der Transkripte, Fragen, in seltenen Fällen Audio | USA |
| Cloudflare, Inc. | Speicherung von Audiodateien und Exporten, Netzwerk und Sicherheit | Audio, Exportdateien | Globales Netzwerk; Sitz in den USA |
| Railway Corporation | Anwendungsserver und Datenbank | Alle Daten des Dienstes | USA oder EU, je nach konfigurierter Region |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase) | Push-Benachrichtigungen; Nutzungsstatistiken, nur mit deiner Einwilligung | Benachrichtigungs-Token, Titel der Aufnahmen in Benachrichtigungen; Nutzungsereignisse | Europäische Union und USA |
| Resend, Inc. | Versand von Service-E-Mails (E-Mail-Bestätigung, Sicherheitswarnungen, Zurücksetzen des Passworts) | E-Mail-Adresse, Inhalt der E-Mail | USA |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Überwachung von Serverfehlern | Technische Daten, Kennung des vom Fehler betroffenen Nutzers | USA |
Bevor wir Audio an den Transkriptionsdienst und Text an den KI-Dienst senden, bitten wir dich in der App um eine gesonderte Einwilligung und nennen dabei die Anbieter. Du kannst sie jederzeit unter Einstellungen → Einwilligungen widerrufen: Ab dann senden wir diesen Anbietern keine neuen Inhalte mehr, allerdings sind die entsprechenden Funktionen ohne sie nicht verfügbar.
Deine Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet: Wir tun das nicht, und die API-Verträge unserer Anbieter schließen es aus oder erlauben uns, es auszuschließen. OpenAI kann über die API gesendete Daten bis zu 30 Tage ausschließlich zur Missbrauchsüberwachung speichern und löscht sie danach.
Eigenständige Verantwortliche. Wenn du dich mit Google oder Apple anmeldest oder Credits im App Store oder bei Google Play kaufst, verarbeiten Apple und Google deine Daten als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen. Wir erhalten nur, was wir brauchen: deine Kennung und E-Mail für die Anmeldung; die Kaufbestätigung und die Kaufkennung für die Credits.
Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Einige Anbieter verarbeiten Daten in den USA. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) für zertifizierte Anbieter oder der von der Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO), mit den von den Anbietern vorgesehenen zusätzlichen Maßnahmen. Du kannst eine Kopie der getroffenen Garantien anfordern, indem du an privacy@capta.fyi schreibst.
Freigabelinks
Wenn du eine Aufnahme teilst, erstellen wir einen geheimen Link. Jeder, der den Link hat, kann das Transkript, die Auswertung, die Fragen und Antworten sehen und das Audio anhören, bis du den Link widerrufst oder die Aufnahme löschst. Geteilte Links werden von Suchmaschinen nicht indexiert. Wenn jemand deinen Link öffnet, erfassen wir nicht, wer es ist.
Wie lange wir Daten speichern
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Audioaufnahmen, Transkripte und erzeugte Inhalte | 90 Tage ab Erstellung, danach werden sie gelöscht. Wenn du ein Transkript schützt, bleibt es, bis du es löschst. Wenn du ein Konto hast, erinnern wir dich vor Ablauf daran. |
| Gelöschte oder abgelaufene Inhalte | Innerhalb von 7 Tagen endgültig entfernt |
| Konto | Bis du es löschst. Nach dem Antrag hast du 30 Tage Bedenkzeit; danach löschen wir Konto und Inhalte |
| Ohne Konto erstellte Aufnahmen | Wie oben (90 Tage) oder bis du sie löschst |
| Exportdateien deiner Daten | 7 Tage |
| Technische Protokolle der KI-Verarbeitung | 7 Tage |
| Sicherheitsdaten (IP, Anmeldungen) | 6 Monate |
| Nutzungsstatistiken (Firebase) | Bis zu 14 Monate, mit der Installation verknüpft |
| Kaufdaten und Credit-Bewegungen | 10 Jahre, aufgrund buchhalterischer und steuerlicher Pflichten (Art. 2220 des italienischen Zivilgesetzbuchs) |
| Missbrauchsschutz-Register für Willkommensminuten | 5 Jahre ab der Gewährung, auch nach Löschung des Kontos (die E-Mail nur als verschlüsselter Fingerabdruck) |
| Nachrichten an den Support | 24 Monate ab der letzten Kommunikation |
| Inhaltsmeldungen | 24 Monate ab der Meldung, auch nach Löschung des Kontos (nicht mehr mit dir verknüpft) |
| Einwilligungsregister | Für die Dauer des Kontos und bis zu 5 Jahre nach seiner Löschung, um die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nachzuweisen |
| Sicherungskopien | Innerhalb von 30 Tagen rotierend überschrieben |
Sicherheit
Wir verwenden verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS) für alle Übertragungen, private Speicher, die nur über zeitlich begrenzte signierte Links erreichbar sind, Passwörter, die nur als Hash gespeichert werden, einen geheimen Schlüssel für jedes Gerät und Zugriffe, die auf das unbedingt notwendige Personal beschränkt sind. Kein System ist zu 100 % sicher: Im Fall einer Datenschutzverletzung, die ein Risiko für dich darstellen kann, informieren wir dich wie gesetzlich vorgesehen.
Deine Rechte
Du kannst jederzeit von uns verlangen,
- Auskunft über deine Daten zu erhalten und eine Kopie davon zu bekommen (in der App: Einstellungen → Ihre Daten exportieren);
- sie zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind;
- sie zu löschen (in der App oder wie auf der Seite Konto löschen erklärt);
- ihre Verarbeitung einzuschränken;
- deine Daten in einem strukturierten Format zu erhalten und sie zu einem anderen Dienst mitzunehmen (Datenübertragbarkeit);
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage des berechtigten Interesses einzulegen;
- deine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Schreib an privacy@capta.fyi. Wir antworten innerhalb eines Monats; möglicherweise bitten wir dich, deine Identität zu bestätigen.
Du hast außerdem das Recht, dich bei der italienischen Datenschutzaufsichtsbehörde, dem Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), oder bei der Aufsichtsbehörde des Landes, in dem du lebst oder arbeitest, zu beschweren.
Mindestalter
Capta ist Personen vorbehalten, die mindestens 18 Jahre alt sind. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Minderjährigen als Nutzer. Wenn du glaubst, dass ein Minderjähriger uns Daten übermittelt hat, schreib uns und wir löschen sie.
Pflichtangaben und freiwillige Angaben
Ohne Zugriff auf das Mikrofon kannst du nicht aufnehmen; ohne das Audio an die Transkriptions- und KI-Dienste zu senden, kannst du keine Transkripte, Zusammenfassungen und Dokumente erhalten. Alles andere ist freiwillig: Du kannst die App ohne Konto (mit einigen Einschränkungen) und ohne Nutzungsstatistiken verwenden.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wenn wir die Art, wie wir deine Daten verarbeiten, wesentlich ändern, teilen wir es dir in der App oder per E-Mail mit, bevor die Änderungen wirksam werden. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben.