Questa informativa spiega come Capta tratta i dati personali di chi usa l’app per iPhone e Android e i servizi collegati (per esempio i link di condivisione). Per il sito capta.fyi vale l’informativa privacy del sito.
Abbiamo cercato di scriverla in modo chiaro. Se qualcosa non lo è, scrivici a privacy@capta.fyi.
In breve
- Registri una conversazione: l’audio viene salvato sul telefono e, se lo scegli, inviato ai nostri server per la trascrizione e l’analisi con intelligenza artificiale.
- Per farlo usiamo fornitori specializzati (AssemblyAI, Gladia, OpenAI). Ti chiediamo il permesso prima di inviare loro qualcosa e puoi ritirarlo in ogni momento.
- Non vendiamo i tuoi dati, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per scopi diversi dal servizio.
- Le trascrizioni restano disponibili 90 giorni, salvo quelle che proteggi. Puoi cancellare tutto quando vuoi.
- Alcuni fornitori trattano i dati negli Stati Uniti, con le garanzie previste dal GDPR.
Titolare del trattamento
Il titolare è Alessandro Colombo, Via E. de Amicis 59, Cornate d'Adda (MB), Italia.
Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non è obbligatorio per la nostra attività. Per qualsiasi richiesta puoi usare i contatti sopra.
Quali dati trattiamo e perché
| Dati | Perché li trattiamo | Base giuridica |
|---|---|---|
| Account: email, password (cifrata con hash), identificativo Google o Apple se accedi con loro, lingua, modalità d’uso (Per me / Per lavoro), preferenze | Creare e gestire il tuo account, farti accedere da più dispositivi | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Identificativi del dispositivo: un codice casuale generato dall’app e una chiave segreta del dispositivo (conserviamo solo la sua impronta cifrata), token per le notifiche, sistema operativo | Far funzionare l’app anche senza account, proteggere l’accesso ai tuoi dati, inviarti notifiche | Esecuzione del contratto; legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f) |
| Registrazioni audio, comprese quelle che importi (per esempio le registrazioni delle telefonate fatte dal tuo telefono) e l’audio della modalità Live | Trascrivere e analizzare le conversazioni, farti riascoltare i passaggi | Esecuzione del contratto |
| Trascrizioni e contenuti generati: testo, suddivisione per interlocutore, nomi che assegni agli interlocutori, titolo, riassunto, attività, appuntamenti, decisioni, email, verbali, citazioni, domande che fai e risposte, rappresentazioni vettoriali del testo usate per la ricerca | Fornirti trascrizione, riassunto, ricerca, risposte e documenti | Esecuzione del contratto |
| Dati sulla salute o altri dati particolari eventualmente presenti nelle conversazioni (per esempio durante una visita medica) | Solo per fornirti il servizio che hai chiesto su quella registrazione | Il tuo consenso esplicito (art. 9.2.a GDPR), che ti chiediamo nell’app prima della trascrizione e dell’analisi |
| Acquisti: prodotto acquistato, data, identificativo della transazione dello store, movimenti dei crediti | Accreditarti i minuti, gestire contestazioni e rimborsi automatici | Esecuzione del contratto; obbligo di legge per la conservazione contabile e fiscale (art. 6.1.c) |
| Dati di sicurezza: indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, data e ora degli accessi | Proteggere l’account, avvisarti degli accessi da nuovi dispositivi, prevenire abusi | Legittimo interesse alla sicurezza |
| Registro anti-abuso dei minuti di benvenuto: impronta cifrata e irreversibile dell’email, identificativo Google/Apple, codice del dispositivo | Evitare che i minuti gratuiti vengano ottenuti più volte creando nuovi account | Legittimo interesse a prevenire abusi |
| Statistiche d’uso: eventi di utilizzo dell’app (per esempio “registrazione completata”, “documento generato”), identificativo dell’installazione e dell’utente | Capire come viene usata l’app e migliorarla | Il tuo consenso (art. 6.1.a), che puoi dare o negare nell’app |
| Dati tecnici sugli errori dei nostri server | Individuare e correggere malfunzionamenti | Legittimo interesse al buon funzionamento del servizio |
| Comunicazioni con noi: email e contenuto dei messaggi di supporto, segnalazioni, richieste privacy | Risponderti e gestire le richieste | Esecuzione del contratto; obbligo di legge (per le richieste privacy e le segnalazioni) |
| Consensi: quali consensi hai dato o ritirato e quando | Dimostrare di aver raccolto correttamente il consenso | Obbligo di legge (art. 7.1 GDPR) |
Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici su di te o che incidano in modo analogo sulla tua persona. L’intelligenza artificiale serve solo a generare testi per te (riassunti, risposte, documenti).
Cosa resta solo sul tuo telefono
- L’audio in attesa di essere inviato e una copia delle tue trascrizioni, per consultarle anche offline.
- Gli appuntamenti che aggiungi al calendario: Capta li scrive nel calendario del telefono, dopo la tua conferma, ma non legge il tuo calendario e non ce lo invia.
- Se attivi la ricerca automatica delle registrazioni delle telefonate (solo alcuni telefoni Android), l’app controlla la cartella delle registrazioni sul telefono. Nessun file lascia il telefono finché non scegli di trascriverlo.
Le voci delle altre persone
Le tue registrazioni contengono spesso la voce e le parole di altre persone. Rispetto al loro uso personale, sei tu a decidere cosa registrare: per questo i Termini di servizio ti chiedono di informare chi partecipa alla conversazione e, dove la legge lo richiede, di ottenerne il consenso. Capta te lo ricorda prima di ogni registrazione.
Noi trattiamo queste informazioni solo per fornirti il servizio. Non possiamo informare direttamente ogni persona registrata, perché non sappiamo chi sia: si applica l’art. 14.5.b del GDPR. Chiunque ritenga di essere stato registrato e voglia esercitare i propri diritti può scriverci a privacy@capta.fyi.
Intelligenza artificiale e fornitori
Per trascrivere e analizzare le conversazioni ci affidiamo a fornitori specializzati, che agiscono come nostri responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) in base a contratti che limitano l’uso dei dati al servizio che ci forniscono.
| Fornitore | Cosa fa per noi | Dati coinvolti | Dove |
|---|---|---|---|
| AssemblyAI, Inc. | Trascrizione dell’audio (anche in tempo reale, modalità Live) | Audio | Stati Uniti |
| Gladia SAS | Trascrizione per alcune lingue | Audio | Unione europea (Francia) |
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. e OpenAI, L.L.C.) | Titolo, riassunto, risposte, documenti, suggerimenti Live, ricerca; trascrizione di riserva se il servizio principale non è disponibile | Testo delle trascrizioni, domande, in rari casi audio | Stati Uniti |
| Cloudflare, Inc. | Archiviazione dei file audio ed esportazioni, rete e sicurezza | Audio, file di esportazione | Rete globale; sede negli Stati Uniti |
| Railway Corporation | Server applicativi e database | Tutti i dati del servizio | Stati Uniti o UE secondo la regione configurata |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase) | Notifiche push; statistiche d’uso, solo con il tuo consenso | Token di notifica, titolo delle registrazioni nelle notifiche; eventi di utilizzo | Unione europea e Stati Uniti |
| Resend, Inc. | Invio delle email di servizio (verifica email, avvisi di sicurezza, reimpostazione password) | Email, contenuto dell’email | Stati Uniti |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Monitoraggio degli errori dei server | Dati tecnici, identificativo dell’utente coinvolto nell’errore | Stati Uniti |
Prima di inviare l’audio al servizio di trascrizione, e il testo al servizio di intelligenza artificiale, ti chiediamo un consenso specifico nell’app, indicando i fornitori. Puoi ritirarlo in qualsiasi momento da Impostazioni → Consensi: da quel momento non invieremo più nuovi contenuti a quei fornitori, ma senza di loro le funzioni corrispondenti non sono disponibili.
I tuoi contenuti non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale: noi non lo facciamo, e i contratti per l’uso via API dei nostri fornitori lo escludono o ci consentono di escluderlo. OpenAI può conservare i dati inviati tramite API fino a 30 giorni per il solo monitoraggio degli abusi, dopodiché li cancella.
Titolari autonomi. Quando accedi con Google o Apple, o acquisti crediti su App Store o Google Play, Apple e Google trattano i tuoi dati come titolari autonomi, secondo le proprie informative. Noi riceviamo solo quanto serve: il tuo identificativo e l’email per l’accesso; la conferma e l’identificativo dell’acquisto per i crediti.
Trasferimenti fuori dall’Unione europea
Alcuni fornitori trattano i dati negli Stati Uniti. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea sul Data Privacy Framework UE-USA (art. 45 GDPR), per i fornitori certificati, oppure delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR), con le misure supplementari previste dai fornitori. Puoi chiederci una copia delle garanzie adottate scrivendo a privacy@capta.fyi.
Link di condivisione
Se condividi una registrazione, creiamo un link segreto. Chiunque abbia il link può vedere la trascrizione, l’analisi, le domande e le risposte e ascoltare l’audio, finché non revochi il link o cancelli la registrazione. I link condivisi non vengono indicizzati dai motori di ricerca. Quando una persona apre un tuo link non registriamo chi è.
Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Registrazioni audio, trascrizioni e contenuti generati | 90 giorni dalla creazione, poi vengono cancellati. Se proteggi una trascrizione, resta finché non la cancelli tu. Se hai un account, ti avvisiamo prima della scadenza. |
| Contenuti cancellati o scaduti | Rimossi definitivamente entro 7 giorni |
| Account | Finché non lo cancelli. Dopo la richiesta hai 30 giorni per ripensarci; poi cancelliamo account e contenuti |
| Registrazioni fatte senza account | Come sopra (90 giorni), oppure finché non le cancelli |
| File di esportazione dei tuoi dati | 7 giorni |
| Registri tecnici delle elaborazioni AI | 7 giorni |
| Dati di sicurezza (IP, accessi) | 6 mesi |
| Statistiche d’uso (Firebase) | Fino a 14 mesi, in forma collegata all’installazione |
| Dati degli acquisti e movimenti dei crediti | 10 anni, per obblighi contabili e fiscali (art. 2220 c.c.) |
| Registro anti-abuso dei minuti di benvenuto | 5 anni dalla concessione, anche dopo la cancellazione dell’account (l’email solo come impronta cifrata) |
| Messaggi al supporto | 24 mesi dall’ultima comunicazione |
| Segnalazioni di contenuti | 24 mesi dalla segnalazione, anche dopo la cancellazione dell’account (non più collegate a te) |
| Registro dei consensi | Per la durata dell’account e fino a 5 anni dopo la sua cancellazione, per dimostrare la correttezza del trattamento |
| Copie di backup | Sovrascritte a rotazione entro 30 giorni |
Sicurezza
Usiamo connessioni cifrate (HTTPS/TLS) per tutti i trasferimenti, archivi privati accessibili solo tramite link temporanei firmati, password conservate solo come hash, una chiave segreta per ogni dispositivo e accessi limitati al personale strettamente necessario. Nessun sistema è sicuro al 100%: in caso di violazione dei dati che possa comportare un rischio per te, ti informeremo come previsto dalla legge.
I tuoi diritti
Puoi chiederci in qualsiasi momento di:
- accedere ai tuoi dati e riceverne una copia (dall’app: Impostazioni → Esporta i tuoi dati);
- correggerli se sono inesatti;
- cancellarli (dall’app, o come spiegato nella pagina Cancellare l’account);
- limitarne il trattamento;
- ricevere i dati in un formato strutturato e portarli a un altro servizio;
- opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
- ritirare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità di quanto fatto prima.
Scrivi a privacy@capta.fyi. Rispondiamo entro un mese; potremmo chiederti di confermare la tua identità.
Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese in cui vivi o lavori.
Età minima
Capta è riservata a persone che hanno compiuto 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori come utenti. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati, scrivici e li cancelleremo.
Dati obbligatori e facoltativi
Senza accesso al microfono non puoi registrare; senza inviare l’audio ai servizi di trascrizione e di intelligenza artificiale non puoi ottenere trascrizioni, riassunti e documenti. Tutto il resto è facoltativo: puoi usare l’app senza account (con alcune limitazioni) e senza statistiche d’uso.
Modifiche a questa informativa
Se cambiamo in modo rilevante il modo in cui trattiamo i tuoi dati, te lo diremo nell’app o via email prima che le modifiche abbiano effetto. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in alto.